哈密市橄榄绿应急救援队办公室职责及工作日常
一、办公室各岗位职责
结合哈密市橄榄绿应急救援队办公室工作职能，明确办公室主任、行政内勤、采购报账专员三类核心岗位的具体职责，确保各项工作有序推进、责任到人。各岗位职责如下：
办公室作为哈密市橄榄绿应急救援队的综合管理与服务中枢，统筹协调队内各项行政事务，全面负责大厅管理，保障救援队日常运转高效、规范。具体职责如下：
（一）办公室主任岗位职责
- 统筹管理办公室全面工作，制定办公室年度、月度工作计划并组织实施，牵头协调解决工作推进中的各类问题，保障办公室高效运转。
- 负责队内重要会议、重大活动的组织筹备与统筹协调，审核会议纪要、重要文件、工作报告等材料，确保政令传达准确、高效。
- 牵头落实人员招聘工作，负责面试评审的组织协调，对拟录用人员进行初步审核，按流程报归属队长、支队长审批。
- 作为报账流程第一审核人，对队内各项报销材料进行签字审核，审核通过后提交归属队长签字确认，跟进后续审批及付款进度。
- 负责队内对外联络的统筹工作，对接上级单位、兄弟救援队伍、合作单位等，协调处理重要对外事务，维护救援队良好形象。
- 监督办公室各项规章制度的落实，指导、考核办公室工作人员的日常工作，组织开展业务培训，提升团队工作能力。
- 完成支队长、归属队长交办的其他重要行政事务性工作。
- 统筹协调队内各部门工作，负责会议组织（含会议通知、议程拟定、纪要撰写与分发）、文件收发、归档及印章管理，确保政令畅通。
- 全面负责大厅日常管理，包括大厅环境卫生维护、服务秩序规范、设施设备（如接待台、显示屏、公告栏等）的日常巡检与报修，保障大厅服务功能正常发挥。
- 负责救援队日常考勤管理、值班排班安排，监督考勤制度落实，及时汇总考勤数据并上报。
- 承担队内后勤保障工作，包括办公区域环境卫生、水电设施维护、办公用品日常领用登记等。
（二）行政内勤岗位职责
- 负责日常综合协调工作，包括队内各部门工作对接、会议通知传达、会议记录整理，以及文件收发、登记、归档、传阅等，管理队内印章使用。
- 全面落实大厅日常管理工作，维护大厅环境卫生、规范服务秩序，定期巡检大厅接待台、显示屏、公告栏等设施设备，发现故障及时协调报修。
- 负责救援队日常考勤统计、值班排班安排，处理考勤异常情况，按时汇总考勤数据并上报办公室主任审核。
- 承担队内后勤保障具体工作，包括办公区域环境卫生维护、水电设施日常巡检报修、办公用品采购申请拟定及领用登记管理。
- 负责来访人员接待、登记与引导，接听办公电话并做好记录，及时传达相关信息，解答队内人员关于行政事务的疑问。
- 协助开展队内宣传辅助工作，整理宣传素材、更新大厅公告栏及队内宣传阵地信息，编发日常工作动态。
- 建立并完善人员信息档案、行政工作台账等，及时更新人员入职、离职、调岗等变动信息，做好档案归档与保管。
- 负责编制队内办公用品、应急物资、后勤保障物资等采购计划，报相关领导审批后组织实施。
- 严格按照采购流程开展工作，包括市场调研、供应商筛选、询价比价、拟定采购合同，确保采购物资质优价廉、符合需求。
- 负责采购物资的验收、入库登记工作，建立采购台账，全程跟踪采购物资的使用情况，定期进行盘点核对。
- 及时处理采购过程中出现的问题（如物资质量不达标、交付延迟等），协调供应商做好退换货或补充供应工作。
（三）采购报账专员岗位职责
- 负责采购管理具体工作，根据队内需求编制办公用品、应急物资、后勤保障物资等采购计划，报办公室主任审核后组织实施。
- 开展采购市场调研，筛选优质供应商，进行询价比价，拟定采购合同，按流程报办公室主任审核，确保采购物资质优价廉、符合需求。
- 负责采购物资的验收、入库登记，建立采购台账，跟踪物 资使用情况，定期盘点库存并与财务部门核对，保障物资管理规范。
- 处理采购过程中的各类问题，如物资质量不达标、交付延迟等，协调供应商做好退换货、补充供应等工作，及时向办公室主任汇报。
- 负责报账基础工作，收集、整理队内各项费用报销材料，核查报销凭证的真实性、合规性、完整性，指导相关人员规范整理报销材料。
- 建立报账台账，详细记录报销金额、事由、审批进度、付款情况等信息，定期与财务部门核对账目，确保账实相符。
- 协助办公室主任推进人员招聘的具体工作，包括发布招聘信息、收集筛选简历、通知面试人员、反馈面试结果等。
- 完成办公室主任交办的其他采购、报账及人事辅助相关工作。
- 负责队内各项费用的报销审核工作，严格核查报销凭证（发票、收据、费用清单等）的真实性、合规性、完整性，确保报销流程符合队内财务制度。
- 按照规定流程整理报销材料，先由办公室主任签字审核，再提交归属队长签字确认，最后报支队长签字审批，审批完成后移交财务部门办理付款。
- 建立报账台账，详细记录报销金额、事由、审批进度、付款情况等信息，定期与财务部门核对账目，确保账实相符。
- 负责向队内各部门传达财务报销制度及相关要求，解答关于报账流程的疑问，指导相关人员规范整理报销材料。
（四）人员招聘与人事辅助管理
- 根据救援队岗位需求，编制招聘计划，明确招聘条件、岗位职责及招聘流程，报领导审批后组织实施招聘工作（如发布招聘信息、收集简历、初步筛选、组织面试等）。
- 负责招聘过程中的沟通协调工作，包括通知面试人员、组织面试评审、反馈面试结果，协助拟录用人员办理入职手续（如资料审核、入职登记、岗位介绍等）。
- 建立队内人员信息档案，及时更新人员变动信息（如入职、离职、调岗等），做好人事资料的归档与保管工作。
- 协助开展队内人员培训、绩效考核的组织协调工作，汇总相关数据并上报领导。
（五）其他专项工作
- 负责对外联络与接待工作，包括上级单位、兄弟救援队伍、合作单位的来访接待，以及各类对外沟通协调事务。
- 承担队内宣传辅助工作，如整理宣传素材、发布日常工作动态、维护队内宣传阵地（如公告栏、公众号等）。
- 完成领导交办的其他行政事务性工作。
二、办公室工作日常
（一）每日常规工作
- 提前到岗，检查办公区域及大厅环境卫生，巡检大厅设施设备（如显示屏、照明、空调等）运行状况，发现问题及时协调处理。
- 整理当日需处理的文件、报表，查看工作群消息及邮件，汇总各部门需求（如办公用品领用、会议申请等），制定当日工作清单。
- 接待来访人员（如咨询者、合作单位人员等），做好登记与引导工作；接听办公电话，解答疑问并做好电话记录，及时传达相关信息。
- 处理日常报销材料的接收与初步核查，核对报销凭证是否完整，对不符合要求的材料及时退回并告知补充事项。
- 跟进采购物资的进度，与供应商沟通对接，确保急需物资按时到位；办理已到物资的验收、入库手续。
- 汇总当日考勤数据，处理考勤异常情况，更新考勤台账。
- 下班前整理当日工作完成情况，梳理未完成事项，做好工作交接记录；检查办公区域及大厅门窗、水电是否关闭，确保安全。
（二）每周重点工作
- 组织召开周工作例会，总结上周工作完成情况，部署本周工作任务，记录会议纪要并分发至各部门。
- 盘点办公用品及常用物资库存，根据库存情况拟定采购申请，报领导审批后启动采购流程。
- 汇总本周报销材料，完成办公室主任签字审核后，提交归属队长签字确认，跟进签字进度并及时反馈给相关人员。
- 更新人员信息档案，梳理招聘工作进展，组织面试评审（如有招聘需求），反馈面试结果。
- 检查大厅设施设备运行状况，联系维修人员处理本周发现的故障问题；整理大厅公告栏信息，及时更新政策通知、工作动态等内容。
（三）每月核心工作
- 编制月度工作小结，汇总办公室各项工作完成情况、存在的问题及改进措施，上报领导。
- 完成月度考勤汇总统计，生成考勤报表，上报相关领导；办理月度工资发放相关的辅助工作（如考勤数据提交、人员异动信息同步等）。
- 核对月度采购台账与财务账目，确保采购费用准确无误；整理月度报销凭证，归档至人事财务档案。
- 组织开展办公区域及大厅安全隐患排查（如消防安全、用电安全等），形成排查报告，对发现的隐患及时整改。
- 根据救援队年度培训计划，协助组织开展月度培训活动，做好培训通知、场地布置、人员签到、素材整理等工作。
（四）专项工作处理
- 接到招聘需求后，及时编制招聘计划，发布招聘信息，筛选简历并组织面试，全程跟踪招聘流程，确保按时完成人员补充。
- 应对应急任务时，协助领导协调后勤保障工作，包括应急物资的调配、运输，以及应急期间的值班排班、信息传达等。
- 接待上级单位检查或兄弟单位交流时，做好前期筹备（如资料整理、场地布置、行程安排等）、现场接待及后续总结工作。
- 完成领导交办的其他临时专项任务，如专项调研、材料撰写、活动组织等。
创建时间：2026-01-14 17:50
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